O escritório pode ser um campo minado de falhas de comunicação e de más interpretações. Muitos pensam que estão fazendo um ótimo trabalho nessa parte, mas reclamam que seus pares e gerentes são incompetentes — seus chefes nunca passam informação suficiente, ou dão detalhes demais, ou são confusos, ou mudam de ideia toda hora.
Um gerente que passa ordens sem parar ou não dá nenhuma orientação; o ciclano, que fala demais sem dizer nada; o fulano que envia uma pilha de e-mails em vez de pegar o telefone uma só vez e falar logo tudo. A lista de problemas parece familiar?
A verdade é que a maioria de nós pode melhorar nosso ambiente de trabalho efetivamente e exponencialmente explorando nossa capacidade de comunicação. Comunicação eficiente é, ao mesmo tempo, uma arte e uma ciência, mas, felizmente, pode ser ensinada e aprendida. Aqui vão os cinco erros mais comuns que cometemos no trabalho e como evitá-los:
1) Não pedimos ajuda
Ninguém sabe tudo. Em algum momento precisamos de ajuda num projeto ou tarefa. Mas o medo de parecer incompetente ou mal informado nos impede de pedir e conseguir a ajuda que precisamos. Pedir ajuda de forma inteligente, é sinal de bom discernimento. Se você recebe uma tarefa que não sabe como fazer, pergunte ao seu chefe se ele tem exemplos para que você os estude, ou a recomendação de um nome que possa te ajudar e com quem você possa falar. O objetivo é orientar-se para o sucesso. Se não existem fontes ou material de apoio disponível, ofereça-se para colocar seus pensamentos iniciais no papel e vá depois ao seu gerente com um primeiro rascunho ou tópicos. Consiga que seu superior envolva-se no processo cedo e tenha certeza de que sua abordagem foi aprovada antes de enveredar pelo caminho errado. Você evitará tempo e energia desperdiçados tendo a certeza de que você e seu chefe estão na mesma página.
2) Não somos claros
Saber ouvir no ambiente de trabalho é uma habilidade importante, mas saber se expressar também é. Como seus funcionários podem atingir e superar suas expectativas se eles não sabem nem quais são elas? Seja o prazo para uma tarefa, os dados que você quer que sejam incluídos em um relatório ou as descobertas que você deseja em um resumo estratégico, se você não disser às pessoas exatamente o que está esperando, não conseguirá obter isso delas. Diga às pessoas o que quer e quando quer. E, como um funcionário, faça as perguntas acima mencionadas para ter certeza do que esperam de você.
3) Nos escondemos atrás de e-mails
Quando temos um problema no trabalho, nada pode vir de positivo se enviarmos um recado agressivo, reclamarmos ou discutirmos uma questão por e-mail. Qualquer um que tenha recebido um e-mail desses sabe que você não vai conseguir resolver as diferenças a não ser que converse pessoalmente. O e-mail não passa emoção, não passa tom nem volume de voz. As pessoas tendem a interpretar a mensagem de maneira errada sem contexto adicional. Quando algo está errado, levante e vá até a outra pessoa para conversar, olho no olho. Assim você poderá explicar sua posição e dar a seu colega a chance de explicar a dele. O diálogo é que resolverá o problema, não um e-mail unidirecional em que as pessoas tenham que ler entrelinhas e adivinhar o que você está tentando dizer.
4) Nós soterramos os outros
Mark Twain disse: “se eu tivesse mais tempo, teria escrito uma carta menor”. Como é difícil ser objetivo! Todos estão sempre correndo, sem tempo. Então, quando você precisar atualizar sua equipe ou se dirigir ao seu superior, pense antes de enviar sua mensagem e foque-se na linha principal. Não obrigue os outros a tentarem a telepatia para adivinhar o que você quer, nem obrigue os demais a escutar uma mensagem de cinco minutos quando poderiam receber todas as informações necessárias em metade do tempo. Pergunte-se o que é novo, diferente ou importante sobre a informação que você vai passar e comece daí. Se nenhum desses requisitos for preenchido, você nem deveria estar tomando o tempo dos outros.
5) Não nos focamos no que vem depois
As relações de negócios baseiam-se no momento, no "agora". As melhores negociações são aquelas que levam a novos negócios. Quando estiver desligando o telefone ou deixando a sala de seu gerente, informe-o sobre quais serão os próximos passos. O que vem depois? Você vai entrar em contato? Ou espera que ele entre em contato com você? Ofereça-se para mantê-lo a par dos acontecimentos seguintes ou prometa avisá-lo caso haja alteração ou mudança da situação. Esteja sempre dois passos adiante para que seu chefe não precise estar.
